没有使用校管家之前，各校区是以天为最小单位，用excel表格来记录学员的信息。也就是说，一天之内有哪些学员报名了，各自所报的课程、价格是多少，都记录在一张以当天日期命名的表格里。接下来，不断积累的表格会以月、年为单位统一存档。就这样，学校成立十几年下来，形成相当庞大的表格库，但其弊端也日渐凸显：

1、数据容易丢失

比如人员有异动，若交接不到位，学校会缺失数据，同时接手的新人也无从下手；

2、信息不互通

由于表格是每天更新，定期存档，且由各校区分别存放的，所以，员工与员工之间，校区与校区之间信息是不互通的，经常造成信息传递断层的情况。比如学员发生转班、转校，则需管理员来回查找、修改表格，同时还要逐级做信息同步，费时费力之余，也易发生遗漏；

3、查询耗时，家长体验差

比如，家长要续费时，他想知晓孩子的剩余课时以及上学期的报名价格。这时，我们需要先询问孩子的报名时间，再去相应的文件夹、表格里找寻信息。就算在信息保存较完好的情况下，也需要至少半小时才能查到。

使用校管家后，这些问题均得到了解决。学员报名时，信息会统一录入系统，并以云端共享的方式保存，这避免了数据丢失和信息不互通的情况。同时，系统还会智能地关联学员的每一个步骤，也就是说搜索学员时，除了展现人工录入的基本信息外，还能展现其课消、课时费剩余、转班、转校等情况，且系统的响应速度很快，3秒之内就可以弹出信息，与之前需要半小时相比，查询效率实现“火箭式”提升。

以前上课时，学校采取的是手工签到，这增加了财务统计课消的难度。

一来，我需要翻看厚厚一沓的签到表，一张一张地去统算；

二来，沟通成本也大。因为很多老师的签到习惯不一样，比如对于缺勤的学生，有的老师会打×，有的老师会打上√或者横线，需要逐个去询问老师，这些符号代表什么意思；另外由于时间紧急，老师们的字迹也会比较潦草，财务看不懂时也需要询问。

众所周知，老师们的上班时间又各自不一，拉长了回复进程，进一步让课消统计工作滞后了。乐宁要求各校区每周都要统计课消，我负责一个1000人左右的校区，需要花费整整2天时间。

使用校管家后，老师在系统上点名时，课消就自动同步统计出来了。届时，我只需导出课消数据即可，省去了2天的统计时间。

这一环节的改变也给管理者带来了便利。他们在后台能实时、同步地看到各校区的课消数据。课消关乎学校的收入，是学校的命脉，这一数据的及时展现，能让管理者尽快发现问题，做出调整以避险。

每日对账更便捷

财务 翁欢欢

我们乐宁有很严格的财务管理制度，从成立之初就有2个要求：一是个人不能代收款，家长交费时统一刷POS机，钱直接进学校账户；二是财务每天都要对账，确保钱账一致。

没使用系统之前，对账环节经常会出现遗漏。

我们对账时，会通过POS机后台导出一个总金额，再与银行今天的流水去做比对，二者数字一致时，财务才能下班。但即使当下账对准了，后续也会发生2个小状况：

第一，有些家长会在晚上8、9点来校区交费，而这时财务已经下班了；

第二，POS机每天会自动清零，也就是说它会在凌晨12点前把收费数据清掉，第二天财务上班时，没办法查到昨天晚上的收费情况。而值夜班的人因为第二天不上班，常常忘记和财务同步该信息。

这样一来，财务在月底查账时，经常发现有一些流水是没有单据记录的，于是需要对相关人员逐一询问，这笔钱是谁的？什么时间收的？而由于他们上班时间不统一，等待回复的过程又进一步延后了财务的对账工作。

使用校管家后，我们要求收费要统一录入系统，这样一来，再也不会发生遗漏情况，同时也减轻了财务对账的工作量。因为报表中可以自由地筛选维度，如日期、总金额等，这方便对流水总金额；如果发现有出入，我们可以导出收费明细，通过时间、金额等维度轻松找到与之对应的每一笔银行流水，如此排查下来，能很快发现问题。

这也方便了总部的财务。以前未上系统时，每到月底，分校需向总部提交收费报表，总部再统算，而现在我们不用向上交表了。总部的财务在后台就可以直接看到分校区的账务情况，一键导出报表后就能使用了，这减掉了繁琐的核查、计算环节。

未来，乐宁教育将探索校管家的更多功能，让我们的工作越来越高效！