客户痛点 | 解决方案 | 客户收益 |
客户信息查询耗时长 | 学员信息管理 | 从半小时缩短到3秒以内,提高了查询效率 |
课消统计耗时长 | 点名关联课消 | 省去了2天的统计时间 |
遗漏收费信息,账对不上 | 收费+报表 | 不再有遗漏,方便对账 |
学员信息查询效率“火箭式”提升
财务 翁欢欢、卡卡
没有使用校管家之前,各校区是以天为最小单位,用excel表格来记录学员的信息。也就是说,一天之内有哪些学员报名了,各自所报的课程、价格是多少,都记录在一张以当天日期命名的表格里。接下来,不断积累的表格会以月、年为单位统一存档。就这样,学校成立十几年下来,形成相当庞大的表格库,但其弊端也日渐凸显:
1、数据容易丢失
比如人员有异动,若交接不到位,学校会缺失数据,同时接手的新人也无从下手;
2、信息不互通
由于表格是每天更新,定期存档,且由各校区分别存放的,所以,员工与员工之间,校区与校区之间信息是不互通的,经常造成信息传递断层的情况。比如学员发生转班、转校,则需管理员来回查找、修改表格,同时还要逐级做信息同步,费时费力之余,也易发生遗漏;
3、查询耗时,家长体验差
比如,家长要续费时,他想知晓孩子的剩余课时以及上学期的报名价格。这时,我们需要先询问孩子的报名时间,再去相应的文件夹、表格里找寻信息。就算在信息保存较完好的情况下,也需要至少半小时才能查到。
使用校管家后,这些问题均得到了解决。学员报名时,信息会统一录入系统,并以云端共享的方式保存,这避免了数据丢失和信息不互通的情况。同时,系统还会智能地关联学员的每一个步骤,也就是说搜索学员时,除了展现人工录入的基本信息外,还能展现其课消、课时费剩余、转班、转校等情况,且系统的响应速度很快,3秒之内就可以弹出信息,与之前需要半小时相比,查询效率实现“火箭式”提升。
自动生成课消统计,省去2个工作日
财务 翁欢欢
以前上课时,学校采取的是手工签到,这增加了财务统计课消的难度。
一来,我需要翻看厚厚一沓的签到表,一张一张地去统算;
二来,沟通成本也大。因为很多老师的签到习惯不一样,比如对于缺勤的学生,有的老师会打×,有的老师会打上√或者横线,需要逐个去询问老师,这些符号代表什么意思;另外由于时间紧急,老师们的字迹也会比较潦草,财务看不懂时也需要询问。
众所周知,老师们的上班时间又各自不一,拉长了回复进程,进一步让课消统计工作滞后了。乐宁要求各校区每周都要统计课消,我负责一个1000人左右的校区,需要花费整整2天时间。
使用校管家后,老师在系统上点名时,课消就自动同步统计出来了。届时,我只需导出课消数据即可,省去了2天的统计时间。
这一环节的改变也给管理者带来了便利。他们在后台能实时、同步地看到各校区的课消数据。课消关乎学校的收入,是学校的命脉,这一数据的及时展现,能让管理者尽快发现问题,做出调整以避险。
每日对账更便捷
财务 翁欢欢
我们乐宁有很严格的财务管理制度,从成立之初就有2个要求:一是个人不能代收款,家长交费时统一刷POS机,钱直接进学校账户;二是财务每天都要对账,确保钱账一致。
没使用系统之前,对账环节经常会出现遗漏。
我们对账时,会通过POS机后台导出一个总金额,再与银行今天的流水去做比对,二者数字一致时,财务才能下班。但即使当下账对准了,后续也会发生2个小状况:
第一,有些家长会在晚上8、9点来校区交费,而这时财务已经下班了;
第二,POS机每天会自动清零,也就是说它会在凌晨12点前把收费数据清掉,第二天财务上班时,没办法查到昨天晚上的收费情况。而值夜班的人因为第二天不上班,常常忘记和财务同步该信息。
这样一来,财务在月底查账时,经常发现有一些流水是没有单据记录的,于是需要对相关人员逐一询问,这笔钱是谁的?什么时间收的?而由于他们上班时间不统一,等待回复的过程又进一步延后了财务的对账工作。
使用校管家后,我们要求收费要统一录入系统,这样一来,再也不会发生遗漏情况,同时也减轻了财务对账的工作量。因为报表中可以自由地筛选维度,如日期、总金额等,这方便对流水总金额;如果发现有出入,我们可以导出收费明细,通过时间、金额等维度轻松找到与之对应的每一笔银行流水,如此排查下来,能很快发现问题。
这也方便了总部的财务。以前未上系统时,每到月底,分校需向总部提交收费报表,总部再统算,而现在我们不用向上交表了。总部的财务在后台就可以直接看到分校区的账务情况,一键导出报表后就能使用了,这减掉了繁琐的核查、计算环节。
未来,乐宁教育将探索校管家的更多功能,让我们的工作越来越高效!