在竞争激烈的浪潮中，书城教育曾一度被传统的管理方式所束缚：单机版收费系统带来的种种弊端，限制了学校的发展：从各类决策数据查询不便，到各分校自主营销的风险；从家长缴费程序繁杂，到学员课消家校两端不同步……一个个问题如同暗礁，时刻威胁着学校的稳健前行。

 然而，书城教育毅然决然地开启了全新的管理模式。今天，就让我们一同走进书城教育的转型之旅，探寻他们如何打破传统束缚，迈向规范化、高效化的全新办学征程……【以下内容摘选自对书城教育运营总监陈晗的采访】

收费模式从此有了重大改革

以前，我们用的是单机版收费系统，很不方便：

1. 功能孤立：只能用来收费，排课、课消都无法关联，并没减轻大家的工作量；

2. 决策数据查询不便：只能看到收费数据，其他数据得手工查询与汇总；

3. 各分校自主营销无法监控：由于系统是单机版，校区与校区间信息不互通。作为总部，更无法监控管理各分校的优惠方案，最终影响到收费。甚至可以说各校区有一定的自主定价权。长此以往，管理层逐渐发现隐患——

 为了增加营收，分校校长们大多倾向于做很多优惠或赠课活动，不计成本地招生，以增加预收款。可预收款只有在学生课消后，才能真正变成学校的收入。这种只管营收、不管教学和服务的做法，可能导致学校未来的“青黄不接”。而这个过程中，校长及营销团队拿完提成坐吃山空，给学校未来发展带来很大隐患。

 所以，我们下定决心要统一各校区的收费模式，于是用上了校管家系统。与之前相比，我们的收费模式从此有了重大改革：

校管家收费系统很智能，不再是孤立的了，能无缝链接学员管理、课程、排课、课消等板块；同时支持多维度筛选、查询，收费报表的展现非常清晰。

 此外，收费方式非常灵活：同课不同价、折扣优惠、套餐等方便学校开展各类营销活动。比如同课不同价，给了我们一个新的收费思路。

 学员抢报前，总部会把课程、收费规则、优惠方案等都设置进系统里，各分校不用再自己创建，只需要选择+组合，就可以轻松开展营销活动。

另外对于决策需要的数据，比如课程收费、课消、剩余课费等数据，校管家管理系统都可以便捷查到，为管理层制定计划提供有力地数据支撑。

 优化意向客户管理流程，告别手工记录

 以前，来访学校的客户信息，我们都是通过手工记录的，不便保存还容易丢失。比如有的家长当时意向不强烈，数月后再来咨询报名，可前台已经很难找到他的信息了，这可能让家长失望，觉得不受重视、学校不专业，从而放弃报名。

 另外，如果前台员工有异动，他跟进的客户无法自动交接给新员工，这也导致之前的成本都打了水漂。

 现在，用上校管家系统的意向客户管理功能后，我们要求，无论是上门拜访，还是线上线下活动获取的客户信息，全部要录入系统，同时要随时更新沟通进度。这很好地解决了信息保存问题，即使员工离职，我们也可以在系统内调换主责任人，新员工通过沟通记录就可以继续跟进。

 作为总部，我们也可以清楚地知道，各分校每天大概会吸纳多少意向客户，以进行管理追踪与及时干预。

此外，有了意向客户管理，报名转化过程简化，由于已经有预填信息的意向客户直接转为正式学员就可以收费，不再需要像以前再录一遍信息，提高了前台工作效率。

 顺利解决了家校课消不同步问题，维系了家校感情

 以前，我们采用的是手工上课点名计算课消，经常会有一些“小插曲”发生。有一次，一名家长来前台查询孩子的课消。查完后，他质疑了某天的课消，说那天孩子请假没来，并拿出日历作证。原来孩子每上一次课，他都会在上面打勾。学校也只能认了。

 用上校管家的师生信功能后，这种情况大大减少。老师上课通过校管家系统点名后，家长在手机端会收到一条推送消息，告知孩子已签到并计算课消。同时，老师还会拍一张照片，通过师生信一键推送到手机端，有了双重“证据”，课消不同步问题自然就没有了。

 除了能解决课消不同步问题，师生信也方便我们维系家校感情，方便管理者考核老师的服务工作。

 之前，老师与家长主要靠微信群沟通，无法做到完全的一对一沟通。现在，我们要求老师上完课后要用师生信对学生进行评价。首先，评价维度很丰富：打星、文字、语音、发送孩子上课照片、视频等，家长能真正感受到老师的用心，从而对学校更加信任，提升续费率；其次，老师可以批量操作，一键发送，大大提高了评价效率。

 管理者考核时也很简单，只需定期从师生信导出评价数据，就可以一目了然地掌握大家的家校沟通情况。

很多小功能解决了我们的大麻烦

 校管家系统几乎每周都会更新新功能，我们惊喜地发现，很多小功能解决了我们的大麻烦。

 1. 不允许结转退费

 当上线这一新功能，我们立马就用上了，因为我们经常会做一些活动，比如美术考级或比赛等一次性收费，由于前期学校预先有了投入，所以这类活动，我们是要求不能结转退费的。

 之前没有该功能，校区可以随意结转，导致活动无形成本增加及不可控。现在，我们可以直接将课程设置为不允许结转退费，降低了学校的成本风险。