• 两个黄鹂
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  • 北京
  • 2010年5月18日
  • 素质类
  • 3600+
  • 86
  • 4个直营校和300+合作校

一、 关于两个黄鹂

 

北京两个黄鹂教育科技有限公司(以下简称“两个黄鹂”) 是一家以少儿口才培训为主营业务的素质教育连锁企业。

两个黄鹂成立于2010年5月,属于国家高新技术企业,公司拥有国家商务部颁发的特许连锁经营资质。


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经过十多年的努力,两个黄鹂已发展成为全国少儿口才培训行业有影响力的品牌,两个黄鹂有强大的自主研发能力,独立研发了多套成体系的课程。拥有数十个著作权登记证,在全国拥有几百家教学合作机构。


两个黄鹂建立了OMO教学模式和运营模式,开展线下连锁经营(直营连锁和特许加盟连锁)和在线口才培训教育相结合的业务形态,形成了一套科学有效的标准化运营体系,为学员家长提供良好的服务,为合作伙伴提供全方位的支持。


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二、彻底堵住了学校的财务漏洞

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2019年,我们开始和校管家合作,当时素质教育开始兴起,两个黄鹂的课程体系受到越来越多家长的欢迎和喜爱。涌入大量的客户,对两个黄鹂当时的管理方法造成了“过载”。


两个黄鹂的技术团队短时间内很难研发出一套成熟、完善的校区管理系统,但校区的管理问题必须马上解决,给家长和孩子一个完美的交付。我们亟需一个可以帮助我们完成学校标准化运作的工具,最后选择了校管家。

 

在使用校管家系统一段时间后,我们发现它弥补了我们在管理方面的不足,提高了我们的客户服务体验,得到了家长更大的认同。可以说,校管家在满足我们校区绝大部分管理需求的同时,还具备了良好的使用体验:

 

1. 校管家系统灵活性强


  • 丰富的解决方案

无论是校区发生什么样的情况,校管系统都有解决的方法,灵活的满足我们的需求

 

比如前台收费,有的客户费用可能不是一次性交完,会分成多笔来支付:

今天先交一部分定金,后期再补齐尾款。那我们就会将定金录到电子钱包里,这样等他补齐尾款的时候,我们再报课程,收费的时候用电子钱包冲抵一部分,然后再实际补齐尾款,就很方便灵活。

 

  • 分类灵活,及时追踪客户状态

数据分析对于管理层做出正确决策,有很强的指导性。基于此,我们录入意向客户时,新增了很多的状态分类,并且根据我们学校的习惯,自定义了许多字段。

 

这样,我们不仅可以很直观的看见每个意向客户的状态,在后续做数据有效性、转化率等分析时,管理者可以快速精准的追踪到想要的数据信息提高了校区的对客户的服务能力

 

  • 灵活划分权限管理,保障信息安全

通过权限分层控制,我们可以最大限度保证学校数据信息的安全性。

 

我们设立了管理员岗位,将最高权限归口到一个人,针对不同的岗位灵活设置不同权限。这样不仅安全漏洞堵住了,而且不同老师的后台只有需要特定操作的版块,上手也更容易。


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2.弥补了校区财务管理方面的不足

财务直接体现了学校的运营状况,财务管理严谨规范,学校管理者和校长才能准确及时感知学校运营健康与否。

 

在使用校管家系统之前,我们直营校财务管理环节存在一定的管理漏洞,但缺乏有效的解决方案。

 

如对于招生老师实收金额、排课扣减金额、单据填写金额等数据的核对需要大量的时间,有时金额录入错误,给校区造成了很大的人力成本和一定的财务损失。

 

对我们来说杜绝这些漏洞,当时存在2个难点:

1.如何在一个系统走完所有业务流程

因为从管理的角度来说,意向客户到收款到排课、课消点名这一个流程,必须要在一个固定的通道完整走完,中间不能允许任何人改动,才能实现一个学校的标准化、规范化运作。

 

有任何一个业务环节信息孤立,中间就会产生很多的漏洞。

 

2.如何把控每个环节是否符合学校要求

只有每个业务环节都规范了,才能及时发现漏洞产生的地方,去修补它。

 

现在,通过校管家,我们可以彻底堵住这些漏洞了。

首先,从意向客户录入、到收费、排课、课消、对账查账,每个环节都可以通过校管家完成。

 

我们制定了从收款录单到财务对账,甚至赠送课时每个环节财务确认流程使整个流程更为透明、规范


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比如校区录完收款单之后,每一笔单据都要经过财务的审核,只有符合收款标准的,金额无误的单据财务进行确认,否则即使录了也会被删掉。转课类等其他单据校管家管理员也会一一审核,保证合规。

 

给学生赠送课时,同样需要录单,直接选择收款金额为0,然后选择类别赠送,这样一个完整的收款单会转到财务,由财务确认同意。

 

对于超出规定的课时赠送,我们需要额外审批申请,相关负责人同意后才可以进行录入。

 

这样,通过规范操作和严格的审核,我们用校管家堵上了学校财务中可能存在的漏洞,避免损失。

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三、业务流程标准化,查账对账更高效

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前面我们说到,我们业务的每个环节都需要标准化,这样来保证数据信息精准,呈现给管理者的数据才是真实有效的。

 

但是校区业务环节,从意向客户录入到收费录单到排课课消到查账对账,这么庞大一个环节,怎样才能保证每个业务环节都是标准化的呢?

 

1. 规范岗位操作,保障每个环节都有标准、节点

真实、可量化、可衡量的数据一定会反映业务某方面的情形。所以我们在录入数据-数据流转-数据输出的每一个环节,都需要清晰精准的描述出业务的现状。

 

为了做到这一点,我们对各个业务环节都设置有一个操作的规范、操作的时间节点。

 

例如收款怎么收,入口在哪里,配上截图和步骤;分配的意向客户要在3天内跟进,否则会收回这个客户……


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每个岗位,都有相应的介绍,并形成操作文档。每来一个新人,还会有一天专门的系统培训学习,保证他们对系统有一个基础的了解,能尽快上手操作。

 

2.用“筛选查找”提高审核、查账对账效率

标准有了以后,我们还需要审核监督机制,来最终确保所有数据的准确性,所以对账和查账工作非常重要。

 

在使用校管家收银管家之前,我们使用其他的收银软件。

一到月底查账,需要三四天,加班加点的核对2套系统的账单信息,还需要频繁的和各校区教务沟通出错的情况。

 

使用了校管家的收银管家后,我们随时可以查账对账,每天仅需要几分钟,就可以完成头天的对账工作。


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这是因为校管家系统内的“筛选查找”功能。

 

首先,校管家系统内,学员信息、缴费金额、账单一一对应,不会错交漏交。

 

后期我们可以筛选查找各项需要数据,并能下载需要的数据,作差核对,这样对账更效率。

 

比如我们查账时,发现有的家长缴费金额不对,通过“查找”姓名我们就能很快锁定这个家长,找出到底是哪个环节出了错,查找问题非常效率。

 

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四、关键数据及时感知,助力校区精细化运营

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1.以课程和服务保障出勤

学员的出勤率一直是校区关注的问题。很多时候,孩子任性,家长不重视等都会直接影响出勤率。不仅影响孩子的学习进度,也会对校区的课消速度、运营成本产生影响,学校收入的确定性也会降低。

 

所以每个月我们会特别关注校区的出勤率,每个学生每学期都有2次请假的机会,以前我们需要一张表格一张表格去核对查看,费时间且不方便,所以很难及时监督到孩子的出勤情况。

 

现在我们用校管家系统,定期查看孩子的出勤情况,多少次没来上课,数据清晰明了。

 

为了保障孩子的学习效果,提高出勤率和降低校区管理难度,我们首先在课程内容和授课方式上进行了提高。

 

自研发起,两个黄鹂的课程进行了4次迭代,课程内容具有时代性和趣味性。在课程上,纷,采用模块化训练体系和“3+5”教学法,让孩子更好的融入口才学习环境,培养孩子的兴趣。同时通过舞台表演,正向反馈等建立孩子的自信心和学习兴趣。

 

同时我们和家长建立了通畅的沟通渠道,及时让家长了解孩子的学习进度。普及语言学习的重要性,增强家长在孩子学习过程中的参与度。帮助家长与孩子建立了共同学习的平台,增强了亲子关系。

 

另外我们也会安排一些社会实践课,在社会实践中全面提升孩子的沟通能力和心理素质,在真实的社会场景下完成孩子沟通技能的内化。

 

通过这些课程的精进和服务体系,提高了家长满意度和课程评价。

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2.紧盯升班,教学服务更精细

升班升级率能有效评估教学服务效果,所以每次开学的时候,我们都会对学员进行一次升级升班操作。

 

这个时候是我们教务最忙的时候,一个校区就有400多名常规班学员,我们需要拿着班表一个班一个班去操作升班。

 

校管家的一键转班功能,将我们需要一周才能完成的升班工作量,直接缩减到一天就可以完成。

 

比如1级班有个别学员需要调班,我们单独对他进行调班操作,剩余学员原封不动的一键转班到2级班,就直接完成升班升级工作了,工作量减少了,工作效率提高了。

 

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接下来,两个黄鹂也会根据学校发展和孩子的教育需求,在校管家系统内匹配更多的功能,让学校运营更为标准化、规范化,为孩子和家长更好的服务。


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