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审批功能盘点(上):请假、优惠折扣、结转、退费…审批绝不多耽误1分钟!

2021.08.20 文:校管家

“校长,我这里有个家长需要申请优惠折扣,需要您给签字通过一下。”
“我出差了,等我后天回来再审批来得及吗?”
“明天上午,家长就要来校区报名了…”
……

很多学校老师,都体验过这种线下纸质加手写签字的审批方式,审批流转慢,效率低下,而且纸质审批结果难保存。

随着移动办公的普及,越来越多的机构开始使用电子流审批,电子流审批的最大优势就在于发起快捷、处理简单。但是,很多学校选择的OA系统,不仅收费贵,而且也不能与教务系统互通,使用起来极不灵活。

审批的背后,其实包含着一个机构的管理手段和业务流转,所以需要对于教培行业有着深度理解。

基于此,校管家开发了审批工作流功能,支持老师/家长通过手机端就能提交审批,审批数据系统云存储,让学校的审批工作变得更便捷高效。

今天开始我们就来盘点一下,校管家系统中那些审批工作流:

  • 1.机构内部发起:

    优惠审批,结转审批,转费审批,退费审批


  • 2.学员家长发起:

    调班审批,调课审批,请假审批

下面跟着校管君一起来了解一下这些审批工作流吧!


由机构内部发起的审批流,主要包括优惠折扣审批、结转审批、退费审批,转费审批,学校可以根据自己的需求,选择性开启这些审批工作流的配置项。

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01

优惠折扣审批


为了促单,学校经常会有一些优惠折扣活动,或者部分特殊学员(例如教师子女,成绩优异学员等)可以享受低折扣报名,但是如何避免老师给的优惠太大,造成学校损失呢?


我们可以增加优惠折扣审批流程,当优惠折扣或者单价低于多少时,需要相关审批人审批通过后,才能对学员进行收费。


学校可以选择两种方式来设置审批流:按折扣审批或者按课程单价审批,灵活满足学校不同优惠折扣的审批需求,从制度上完善学校管理流程,防止学校的财务漏洞。


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当对学员进行收费时,只要使用的折扣在需要审批的折扣范围内,那么老师可以直接在这笔订单的收费页面,保存订单并提交优惠折扣审批。


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相关节点的审批人,在校管家老师端会收到待审批提醒,点击可查看审批详情,并可以直接在手机上完成审批工作。


无论何时何地,审批一气呵成,让审批更及时、更快捷,帮助学校实现系统化集中管理和线性流程化服务。

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02

退费审批


退费涉及到前台、教务、财务、校长等各岗位环节,任何一个环节的不规范操作,都可能为学校造成更大的损失。


例如:

有家长退费时,不少前台老师会跳过申请环节,直接同意退费,这样不仅存在资金漏洞,也无法及时了解退费的原因,放弃了挽留协调的机会。


一些体量大的机构,一般都有一套教务系统和一套办公系统,上课课消在教务系统里,退费审核在办公系统里。两套系统不互通,不仅增加老师工作量,审核数据也不易保存。


我们可以使用校管家系统通用的退费申请流程,在系统-工作流中,自定义好退费审批节点,相同审批节点的审批流,可以授权给多个校区使用,无需单独新增审批流。

当有学员要退费时,由校区前台发起申请,选择好退款方式及家长退费原因

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相关节点审批人进行退费审核,审批人可在手机上一键通过或驳回当所有审核人都操作通过后,学费原路返回家长账户。

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退费审批不仅规避了私自退费课程造成的财务漏洞,同时打通系统数据,简化学校工作流和工作量,确保退费及时到达家长账户,为学校赢得良好口碑。


03

结转审批


当学员因为某些原因,不能再上课时,为了避免学员退费,我们可以使用费用结转来挽回学员,为了规范结转的操作流程,我们通常建议学校开结转审批功能


当学员需要结转费用时,需要由学校老师发起结转申请,经过各审批节点审批人逐级审批通过后,即可将费用结转至学员的电子钱包。


结转审批和退费、优惠折扣审批一样,都需要先在系统-工作流中设置好审批的节点。


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当老师发起结转审批后,审批节点的审批人,在手机端收到待审批提醒,一键审批或者驳回即可。


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当所有审批人都完成审批后,该申请单据将判定为“审核通过”,同时,本次申请结转金额将转入学员电子钱包中。结转审批,流程简单,操作方便,推荐学校使用!



04

转费审批


学校开启转费功能后,当学员在学校学习一段时间之后,发现自己不适合这个课程或者是因为其他的原因不能继续学习了, 可以将自己的费用转给其他的学员。


但是为了规范转费流程,避免随意转费引起的各种财务漏洞,学校可以开启转费审批功能。


通过系统-工作流,灵活设置好转费审批的审批节点,当老师发起转费审批后,相关节点审批人,在手机上一键审批或者驳回。

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在以上这四个机构内部发起的审批工作流中,还有一些隐藏的方便学校使用的小技巧,一起来了解一下:

01

按校区审批,灵活方便


在新建审批工作流的时候,如果多个校区的审批节点是一致的,那么可以由总校区统一新增一项审批流,然后勾选“按校区审批”功能。

勾选了“按校区审批”后,审批人只能接收到自己可操作校区发起的审批申请,并进行审批操作;

如果新增的审批工作流适用多个校区以后,不勾选“按校区审批”,那么审批人将能审批,所有校区发起的审批申请。


02

审批记录云端存储,随时查阅


审批过程中,审批申请人随时可以查看审批进度,审批成功后,在系统后台,详细记录了所有审批数据,方便学校随时查询和管理。

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02

退费审批可撤回,体验更好


前台老师成功提交退费申请后,若申请还未审批,支持撤回自己提交的退费申请,有助于提高审批效率,用户体验更好。


例如:小李老师提交了一份退费申请,但是不久后发现退费学员的信息填写错误了,此时主管小王老师还未审批,小李老师可以直接撤回这条退费申请,重新填写提交审批。


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因为篇幅原因,

本次盘点分为(上)(下),

关于由家长学员可以发起的审批申请,

将在下期推文!

敬请关注喔!


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