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刚入职的教务老师,如何快速上手教务工作?

2021.07.06 文:校管家

教务,顾名思义即教学服务,主要工作内容涉及学生服务、家长服务以及教师服务三个方面。


具体来说呢,教学服务工作贯穿于课前、课中与课后,包括选师排课、学生存档、学情分析、家校沟通等等。

 

一般新入职的教务老师,面对这么繁琐且长线的工作,往往手忙脚乱,不知从何入手。

 

今天从接收学员建立档案、排班排课课前动员、家长群建立与维护、续费及转介绍、定期回访五个版块分享一下新入职的教务老师如何快速上手工作,实现成长。

 

 

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当一个学员报名成功以后,教务老师有一个重要的工作就是与课程咨询老师进行新生交接工作,主要包括新生的辅导协议、信息表等,并完成交接表(每个机构交接内容和流程各有不同,酌情调整)


接收学员后最重要的工作就是为每个学员建立电子档案。具体流程为:


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如何完善学员档案

学员信息档案可以根据交接时的信息表填写,但是大部分需要接收学员时,与家长进行第一次沟通的过程中了解,为此特地准备了以下话术,供刚入职的教务老师参考:


“xx爸爸/妈妈,您好!我是某某教育的班主任xx老师,以后孩子在这边的学习过程和排课由我来全程负责。


我刚刚接到咨询老师xx老师给孩子制定的档案,里面反馈了孩子的详细学习情况、初步的辅导方案和教师的选派要求(简要阐述一下信息表的相关信息)。


我们教务部会在下周四(或周五)之前给孩子匹配好最合适的老师,开班及每次上课前,您的手机师生信上都会收到我们发过来的上课通知,您记得注意及时查看喔。”



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教务排课是培训机构开展教学活动最关键的一环,既是对学员服务的开始,也是为学校创造实际意义上收入的第一步。


但对于成熟的教务老师来说,排课依旧比较头疼的问题。面对排课时经常出现的教师人员变动、排课量激增,学员突发状况(临时调课等)问题,刚入职的教务老师很难应对。

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排课四大核心要素

 

  • 教师和教室都是学校的资源成本,刚入职的教务老师在排课时,一定要注意充分利用学校的教师和教室资源。

  • 机构满课是利润的保证,所以排课时老师一定要注意每个班级满班情况。

 

不过,如果使用校管家系统排课,排课就不再是一个难题了。


校管家系统支持一对多、集体班、一对一排课,可按周/月、按老师/教室,图形化展现排课界面,更清晰明了,防止资源浪费,为学校解约运营成本排课的同时,智能检测排课冲突,提高排课效率


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课前动员会的参会者有家长、咨询师和老师。


这个会由教务老师(班主任)牵头,充分了解学生行为或心理特点,采取合适的方式与其相处、交朋友,保证辅导、学习顺利进行。


课前会是我们和家长进行的第二次沟通,沟通内容包括学生上课老师和具体时间、学生上课需要带的东西,做到事无巨细,让家长与老师建立信任感。



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家长群是我们家校沟通的一个必要渠道,关系到之后家长的信任度、家长关系的维护,也是做好教务必不可少的环节。


师生信,能帮老师自动建立“班级群”,不用手动添加成员,学员入班即进群,出班即离群,可以随时对班级群进行启用或停用,免去老师建群工作。


但是对家长群的维护对于教务老师来说,就是很重要的一项内容了,建议每天有内容,每周有反馈,每月有检测。 


大家可能有疑问了,为什么每天都要有内容? 


因为学生平时在学校的学习时间较长,在我们机构的时间一周只有一两天。所以我们要每天都有内容,让学生对机构的态度改变,让他们觉得我们不仅仅是在周末关注,而是每天都在关注他的。


  • 每天发一点课堂照片视频反馈、学生感兴趣的话题等内容;

  • 增值服务:分享一些家庭教育、教育方法之类的内容。

  • 每月的检测结果也要在群里去反馈,所谓服务留痕,我们在群里的反馈要透明化,公开化,提高家长信任度和满意度。

 


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大部分学校对于教务老师的考核指标是课时完成率、续费和转介绍,重要性不言而喻。


新入职的教务老师一定要记住一个核心思想:续费工作贯穿整个学期的始末,从新学期的第一节课起,就时刻为续费做准备。


每次和家长的回访与沟通,都是续费的积累。只要服务到位了,到了学期末我们告诉家长孩子会在下学期学到什么,续费就成了顺理成章的事。


对于哪些学员需要续费了,老师可以通过校管家剩余课时统计功能一键查询,轻松方便。(更多内容可点击直达功能课堂第六期:费用预警报表,续费通知一键推送更方便!

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校管家系统中完整续费闭环


再来说说转介绍。很多情况下,家长都缺少转介绍的动机,这时候我们可以为家长创造转介绍动机,促使他们帮我们转介绍


  • 1.学生、家长建立良性互动,提升粘性。比如可以举办春游活动、母亲节活动、为学生庆生等,让他们感受到机构真诚和温暖并喜欢我们机构;

  • 2.设置适当的奖励机制,转介绍奖励课程、小礼品或者奖金;

  • 3.为客户中的意见领袖提供优质服务,让他们愿意主动转介绍。


当我们的教学质量和服务得到认可时,就可以适时向家长提出转介绍请求。 


话术可以参考以下:

xx爸爸/妈妈,非常感谢您对我们的信任,我们也很高兴xx(学生)能取得这么大的进步。我想您身边一定也有不少朋友有培训服务的需求,如果您愿意的话请帮我们引荐呀!

 好用的转介绍工具可以节省老师很多学习成本,推荐使用校管家电子推荐卡做老带新转介绍(如何操作可点击功能课堂第三期:90%以上老学员积极转介绍,只因做好了这一件事!直达



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教务老师还有一项很重要的工作就是定期对学员进行回访。


每个月甚至半个月、每星期都要做回访,访结束后,及时将沟通内容在学员档案里做详细记录,家长提出的问题,电话中捕捉到的信息详细记录,以便解决后期与家长及时沟通、在授课中着重关注和下次沟通需要。


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回访话术也有讲究,比如首节课前可以这样沟通:

“某某同学,你好!我是你的班主任xx老师,很高兴见到你。以后你的上课时间安排和学习情况由我来全程负责,我先介绍你和授课老师认识一下,你和老师先沟通一下,等会儿以最好的状态上课好吧~”

 

日常回访话术:

您好,是XX学生的家长吧?我是XX教育学管老师XX老师,您方便说话吗?就是跟您沟通一下孩子近期在校区的学习情况,以及跟您了解下孩子在家以及学校的情况,以便更好地协助孩子学习成长进步……

 

另外,课后做好家校沟通是必不可少的。

沟通过程中,要做到换位思考,不找借口,真诚对待。面对家长的疑问,要有耐心,懂得倾听;面对其刁难,要有信心;做家访电话,要有恒心。

不能三天打鱼两天晒网,让家长没有被重视的感受。

 

总的来说,教务工作比较繁杂、细碎,却又责任重大。教务老师需要把握好整体节奏,才能很快得心应手的完成教务工作。


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